Rangkuman Bab 8 Informasi dalam praktik

RANGKUMAN BAB 8

 INFORMASI DALAM PRAKTIK

·         INFORMASI SEBAGAI SALAH SATU FAKTOR PENTING PENENTU KEBERHASILAN

Pada tahun 1961 D.Ronald Daniel dari McKinsey & Company salah satu perusahaan konsultan terbesar di Amerika memperkenalkan istilah cricitral success factor (CSF) atau faktor penting penentu keberhasilan. Ia mengungkapkan bahwa terdapat beberapa aktivitas penting yang akan menentukan keberhasilan atau kegagalan bagi semua jenis organisasi, aktivitas penting tersebut adalah CSF. CSF didefinisikian sebagai pengembangan personel manajemen  agen, pengendalian personel administrasi, dan inovasi dalam menciptakan produk-produk asuransi yang baru. Paling tidak, di awal tahun 1960-an semuanya diyakini sebagai CSF.

Ketika manajemen sebuah perusahaan menjalakan sebuah konsep CSF, mereka akan memusatkan perhatian pada pengidentifikasian CSF adan kemudian memonitor sampai seberapa jauhmereka telah mencapainya.

·         SISTEM PEMROSESAN TRANSAKSI

Istilah sistem pemrosesan transaksi digunakan untuk menjelaskan sistem informasi yang mengumpulkan data yang menguraikan aktivitas perusahaan mengubah data menjadi informasi dan menyediakan informasi tersebut bagi para pengguna yang terdapat didalam maupun diluar perusahaan.

Istilah sistem pemrosesan data elektronik (electronic data processing-EDP) dan sistem informasi akuntasi  juga telah dibergunakan namun saat ini kurang populer. Informasi yang mengalir ke lingkungan juga memiliki arti penting , pemrosesan transaksi adalah satu-satunya sistem informasi yang memiliki tanggung jawab untuk memenuhi kebutuhan informasi diluar perusahaan. Sistem transaksi memliki tanggung jawab untuk meberikan informasi pada setiap unsur lingkungan selain pesaing.sebagai  contoh sistem pemrosesan transaksi memberikan faktor dan laporan saldo kepada pelanggan pemesanan pembelian kepada pemasok dan data dalam laporan keuangan tahunan kepada para pemeggang saham dan pemilik. Ketika anda mempelajari system ini akan lebih mudah jika kita membayangkan perusahaan yang berorientasi pada produk, seperti produsen, distributor, atau pedagang eceran. Selain itu, sitem distribusi juga dapat di temukan pada organisasi-organisasi seperti United way dan rumah sakit-sakit serta pada badan-badan pemerintah seperti militer dan perpajakan.

·         TINJAUAN SISTEM

Seluruh sistem ditunjukan oleh kotak yang diberi label “Sistem distribusi” yang berada ditengah . unsur-unsur lingkungan yang berinteraksi dengan sistem ditunjukan oleh kotak-kotak dan dihubungkan ke sistem oleh panah-panah yang disebut arus data. Arus data dari system distribusi kepada manajemen terdiri atas laporan-laporan akuntansi standar.

Semua kecuali dua arus data yaitu terdiri atas sumber daya maya (virtual). Kedua pengecualian tersebut termasuk arus dari  pemasok ke system, yang berjudul pengiriman, dan arus dari system ke ruang persediaan bahan baku yang berjudul persediaan. Kedua arus data tersebut dapat mencerminkan  sumber daya fisik maupun maya.

·         SUBSISTEM-SUBSISTEM UTAMA DARI SEBUAH DISTRIBUSI

Diagram konteks cukup memadai untuk mendefinisikan batasan sistem unsur-unsur lingkungan dan antar mukanya akan tetapi mempelajari lebih banyak proses –proses yang dilaksanakan. Kita memcapai hal ini dengan mendefinisikan 3 subsitem sistem utama dalam figur , dalam sebuah diagram nomor, penjelesan mengenai diagram nomor. Subsitem ditentukan melalui kotak-kotak tegak yang diberi nomor, subsistem yang pertama berhubungan dengan pemenuhan pesanan pelanggan yang kedua dengan pemesanan pengganti persediaan dari pemasok dan yang ketiga dengan pemeliharaan buku besar perusahaan.

·         SISTEM YANG MEMENUHI PESANAN PELANGGAN

Sistem entry pesanan (order entry system) memmasukan pesanan pelanggan kedalam sistem , sistem persediaan (inventory system) memelihara catatan persediaan , sistem penagihan (billing system) membuat faktur pelanggan , dan sistem piutang dagang (accounts receivable system) menagih uang dari para pelanggan .

·         SISTEM YANG MEMESAN PERSEDIAAN PENGGANTI

Dengan system yang sama kita mengidentifikasi subsistem-subsitem yang berkaitan dengan pemesanan persediaan pengganti dari pemasok. Sistem pembelian (purchasing system) menerbitkan pesanan pembelian kepada pemasok untuk persediaan yang dibutuhkan. Sistem penerimaan (receifing system) menerima persediaan , dan sistem utang dagang (accounts payable system) melakukan pembayaran.

·         SISTEM YANG MENJALAKAN PROSES BUKU BESAR

Sistem buku besar ( general ledger system) adalah sistem akutansi yang menggabungkan  data dari sistem-sistem akutansi yang lain dengan tujuan untuk menyajikan gambaran keuangan operasi perusahaan secara gabungan . file yang memuat data akutansi yang telah digabungkan itu adalah buku besar (general ledger) . Terdapat dua subsistem yang terkait. Sistem memperbarui buku besar (update generan ledger system) akan membukukan catatan-catatan yang menguraikan berbagai tindakan dan transaksi kedalam buku besar.

·         SISTEM INFORMASI ORGANISASI

Area-area bisnis perusahaan – keuangan , sumber daya manusia , layanan informasi , manufaktur, dan pemsaran – menggunakan basis data yang diproduksi oleh sistem pemrosesan transaksi ditambah data dari sumber-sumber yang lain, untuk menghasilkan informasi yang digunakan oleh para manajer dalam mengambil keputusan dan memecahkan masalah.

·         SISTEM INFORMASI PEMASARAN

Sistem informasi pemarasan (Marketing information system-MKIS) memberikan informasi yang menghubungkan dengan aktifitas pemasaran perusahaan . subsitem output setiap subsitem output memberikan informasi mengai unsur0unsur penting didalam bauran pemsaran. Bauran pemsaran (markeeting mix) terdiri atas 4 unsur utama yang dikelola oleh majemen agar dapat memenuhi kebutuhan pelanggan dengan mendapat  keuntunan . subsitem produk (product subsystem) memberikan informasi  mengenai produk-produk perusahaan . Basis data data yang digunakan oleh subsistem output berasal dari basis data. Basis data di populasi dengan data yang berasal dari tiga subsistem input.

·         SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

Sistem informasi sumber daya manusia (human resouces information subsystem-HRIS) meberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan sumber daya manusia perusahaan . sistem pemrosesan tansaksi meberikan data input , sama seperti subsistem riset sumber daya manusia yang memlakukan studi-studi khusus dan memberikan  subsistem inteligensi sumber daya manusia yang mengumpulkan data lingkungan yang mengandung permasalahan-permasalahan SDM.

·         SISTEM INFORMASI MANUFAKTUR

Sitem informasi manufaktur  (manufcturing informtion system ) memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan operasi manufaktur perusahaan. Subsistem rekayasa industri terdiri atas aktivitas-aktivitas yang di lakukan oleh para teknisi industri yang melakukan studi atas operasi manufaktur yang memastikan keefisieannya keuangan.

·         SISTEM INFORMASI KEUANGAN

Sitem informasi keuangan ( vinancial information system) memberikan iformasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan aktivitas keuangan perusahaan. Subsistem audit internal terdiri atas aktivitas-aktivitas oleh auditor internal perusahhan untuk menjaga integritas sistem perusahaan.

·         SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF

EIS perusahaan terdiri atas stasiun-stasiun kerja eksekutif yang terhubung memlalui jaringan ke komputer pusat . konfigurasi stasiun terdiri atas sebuah komputer pribadi dengan unit penyimpanan sekunder yang menyimpan basis eksekutif.

·         MANAJEMEN HUBUNGAN  PELANGGAN

Manajemen Hubungan Pelanggan (customer relationship management-CMR) adalah manajemen hubungan antara perusahaan dengan pelanggan sehingga baik perusahaan maupun pelanggannya akan menerima nilai maksimum dari hubungan ini. Strategi ini menyadari bahwa membina hubungan jangka panjang dengan pelanggan adalah suatu strategi yang bagus, karena mempertahankan pelanggan yang sudah ada biasanya akan lebih murah daripada mendapatkan pelanggan baru oleh karena itu, perusahaan melakukan upaya-upaya untuk memahami para pelanggannya sehingga kebutuhan mereka akan dapat dipenuhi dan mereka akan tetap setia kepada perusahaan. Dalam merancang basis data – basis data ini memlakukan upaya untuk memberikan data historis meskipun terbatas.

·         DATA WAREHOUSING

Hanya dalam waktu belakagan ini saja teknologi komputer mampu mendukung suatu sistem dengan permintaan data berskala besar seperti itu. Kini dimungkinan untuk membangun suatu sistem dengan kapasitas data yang hampir tak terbatas.

Karakteristristik data warehouse

Istilah data warehouse (gudang data) telah diberikan untuk menjelaskan penyimpanan data yang dimiliki karakteristik sebagai berikut: Kapasitas penyimpanannya sangat besar. Data diakumulasikan dengan menambahkan catatan-catatan baru, bukannya dijaga tetap paling mutakhir dengan memperbarui catatan-catatanyang sudah ada dengan informasi yang baru. Data dapat diambil dengan mudah. Data sepenuhnya digunakan untuk pengambilan keputusan, dan tidak digunakan dalam operasi perusahaan sehari-hari

·         SISTEM DATA WAREHOUSING

Data warehousing adalah bagian utama dari data warehousing yang measukan data kedalam gudang mengubah isinya menjadi informasi dan myediakan informasi tesebut kepada para pengguna.

·         BAGAIMANA DATA DISIMPAN DALAM TEMPAT PENYIMPANAN DATA WAREHOUSING

Tabel dimesi data pengidentifikasian dan deskriptif akan disimpan dalam tabel dimensi (dimesion tables) istilah dimensi mengartikan pemikiran bahwa data tersebut dapat menjadikan basis untuk melihat data dari berbagai sudut pandang , atau berbagai dimesi.

·         PENYAMPAIAN INFORMASI

Unsur terakhir dalam sistem data warehousing adalah sistem penyampaian informasi yang mendapatkan data dari tempat penyempinan data mengubahnya menjadi informasi dan menjadikan informasi tersebut tersedia bagi para pengguna .

·         OLAP

•       Adalah segala jenis peranti lunak dapat digunakan untuk menarikdata dari tempat pnyimpanan data dan mengubahnya menjadi informasi. Pembuat laporan, paket query basis data, dan model-model matematis semuanya dapat digunakan.

•       Terdapat dua pendekatan untuk OLAP:

1.  ROLAP(Reltional on-line analitycal processing) menggunakan suatu sistem manajemen basis data relasional standar
2. MOLAP (multidimensional on-line analitycal processing) menggunakan suatu sistem manajemen basis data khusus multidimensional.

·         DATA MINING

Data mining adalah proses menemukan hubungan dalam data yang tidak diketahui oleh pengguna. Data mining membantu pengguna dengan menemukan hubungan dan menyajikan dengan cara yang dapat di pahami sehingga hubungan tersebut dapat menjadi dasar pengambilan keputusan

Isitilah yang sering kali digunakan sehubungan dengan data warehousing dan data mart adalah data mining (penambahan data) data mining adalah proses menemukan hubungan dalam data yang tidak dietahui oleh pengguna.

·         PENEMU PENGETAHUAN

Dalam penemuan pengetahuan (knowledge discovery) sistem data warehousing menganalisis sistem tempat penyimpanan data warehousing , mecari kelompok kelompok dengan karakteristik yang sama. Dalam contoh bank , sistem dapat mengindentifikasi tidak hanya kelompok menikah yang brusia muda namun pasangan-pasangan yang telah menikah yang telah pensiun yang menggantungkan diri  pada jaminan sosial dan uang pensiun.

·         ISTILAH-ISTILAH PENTING

Transaction processing system (sistem pemrosesan transaksi)

Dimension table (tabel dimensi)

Fact table (tabel fakta)

Information package (paket informasi)

Star schema (skema bintang)

Driil down

Roll up

Driil across

Driil through

On-line analytical processing-ROLAP (pemrosesan analitis online)

Data mining (penambangan data)

Referensi :

Buku Sistem informasi manajemen
Raymond McLeod, Jr
George P. Schell
Edisi 10